Mengenal Information Technology Infrastructure Library (ITIL V3) Secara Umum

Information Technology Infrastructure Library atau yang biasa dikenal dengan ITIL, merupakan kumpulan best practices yang memberikan suatu kerangka kerja dalam perancangan IT Service Management, seperti yang kita sudah bahas sebelumnya. ITIL versi terbaru ialah ITIL Versi 3 yang merupakan edisi tahun 201, yang terdiri dari lima seri publikasi, dimana masing-masing serinya terdiri dari siklus layanan. Adapunkeuntungan mengadopsi ITIL adalah sebagai berikut (Office of Government Commerce, 2011);

1. Meningkatkan kepuasan pengguna dan pelanggan terhadap layanan TI,
2. Memperbaiki ketersediaan layanan, sehinggaa meiningkatkan keuntungan bisnis,
3. Menghemat keuangan, dengan cara mengurangi pekerjaan yang berulang (rework) atau waktu yang terbuang dan dengan cara manajemen penggunaan sumberdaya,
4. Meningkatkan time to market dari produk atau layanan baru,
5. Meningkatkan dalam pengambilan keputusan dan mengurangi resiko.

ITIL V3 mempunyai lima fase atau dikenal sebagai ITIL Lifecycle. Lima fase ini menggambarkan cara pandang dari manajemen layanan. Berikut ini yang menunjukan fase yang ada pada ITIL V3:

1. Service Strategy

Service Strategy merupakan inti dari siklus hidup ITIL. Memberi panduan bagaimana merancang dan mengimplementasikan layanan TI sebagai bagian dari aset strategis perusahaan. Service Strategy mendefinisikan konsep utama dari ITIL, sebagai panduan dasar dalam perancangan keseluruhan siklus hidup ITIL. Service Strategy memberikan panduan dalam pengembangan Service Design, Service Transition, Service Operation dan Continual Service Improvement. Proses inti dari Service Strategy antara lain;

1. Strategy Management for IT Service,
2. Service Portfolio Management,
3. Financial Management for IT Service,
4. Demand Management,
5. Business Relationship Management.

2. Service Design

Service Design memberikan arahan untuk perancangan dan pengembangan layanan serta proses-proses manajemen layanan, mencakup prinsip dan metode untuk menerjemahkan tujuan strategis kedalam portfolio layanan dan aset layanan. Service Design dimulai dari pengaturan kebutuhan bisnis hingga selesainya pengembangan dari perancangan solusi layanan. Terdapat 5 (lima) aspek dalam Service Design, antara lain;

1. Solusi layanan untuk layanan baru atau perubahan layanan,
2. Sistem informasi manahemen dan tools,
3. Teknologi dan arsitektur manajemen,
4. Proses,
5. Metode pengukuran dan matriks.

3. Service Transition

Service Transition fokus pada seluruh aspek layanan, memberikan arahan pengembangan dan perbaikan untuk transisi layanan baru atau perubahan layanan. Merupakan implementasi dan adaptasi dari Service Design. Service Transition merencanakan dan mengkordinasikan sumber daya (resource) sehingga menjamin kebutuhan dari Service Strategy yang dituliskan dalam Service Design untuk dirilis pada Service Operation Service Transition yang memberikan panduan kepada perusahaan untuk mengelola segala bentuk perubahan yang terjadi pada layanan dan proses manajemen layanan agar dapat mengontrol resiko dari perubahan.

4. Service Operation

Service Operation memberi panduan dalam implementasi dari manajemen operasi layanan. Service Operation menyampaikan layanan kepada pelanggaran dan mengatur aplikasi, teknologi dan infrastruktur yang mendukung penyampaian layanan. Merupakan tahap yang menyampaikan nilai layanan kepada bisnis secara langsung. Service Strategy mendefinisikan nilai yang akan disampaikan pada layanan, Service Design mendefinisikan bagaimana merancang layanan agar dapat menyampaikan suatu nilai, Service Transition mengubah rancangan menjadi layanan yang sebenarnya, Service Operation menjamin bahwa layanan dan nilai dari layanan dapat tersampaikan.

5. Continual Service Improvement

Continual Service Improvement berkaitan dengan perbaikan nilai kepada pelanggan melalui evaliasi yang berkelanjutan dan perbaikan dari kualitas layanan. Continual Service Improvement mengkombinasikan antara prinsip, praktis dan metode dari manajemen kualitas, manajemen perubahan, memperbaiki kapabilitas, memperbaiki setiap tahap dari siklus hidup ITIL, mulai dari layanan, proses, aktifitas dan teknologi yang berjalan. (AZ/AH)

Sumber:

Office of Government Commerce. (2011). An Introductory Overview for ITIL. London: Office The Stationary.Office of Government Commerce. (2011). Service Transition. London: The Stationary Office.

Ditulis oleh:
Arrazaq Zakaria S.Kom
Junior Consultant
Smartpro Solusi

Resep Jack Ma, Dari Orang Miskin Kini Miliki Kekayaan Trilyunan

Berasal dari keluarga miskin dan sering menemui kegagalan dalam perjalanan hidupnya, Jack Ma kini menjadi salah satu orang terkaya di China bahkan menjadi salah satu di duni dengan total kekayaan mencapai USD 28,3 milyar atau di kisaran Tp 376 trilyun. ia adalah pendiri perusahaan e-commerce raksasa, Alibaba. Kira-kira apa yaa rahasia suksesnya?

Prestasi Ma di sekolah sebenarnya biasa-biasa saja dan ia mengaku tidak terlalu familiar dengan teknologi. Dari kecil, Ma juga hidup berkekurangan. Tapi insting bisnisnya memang hebat dan tekadnya kuat. Berukut beberapa kalimat inspiratif yang menjadi rahasia kesuksesannya dari berbagai sumber.

1.Aku bukan seorang tech guy. Aku melihat teknologi dari mata konsumenku, mata orang normal. Aku tahu apapun soal teknologi.

2. Jangan pernah menyerah. Hari ini memang berat, besok akan lebih buruk, tapi lusa matahari akan bersinar.

3. Jika kamu tidak menyerah, kamumasih punya kesempatan. Dan ketika kamu masih belum besar, kamu harus sangat fokus dan bergantung pada otakmu, bukan fisikmu

4.Impianku adalah membuat perusahaan ec-commerce sendiri. Tahun 1999, aku mengumpulkan 18 orang di apartemenku dan bicara pada mereka selama 2 jam tentang visiku. Tiap orang menaruh uang di meja dan kami memperoleh USD 60 ribu untuk memulai Alibaba. Aku ingin memiliki perusahaan global, jadi aku memilih nama global.

5. Aku selalu yakin kalau kita harus berpikir tentang apa yang harus kita lakukakn dalam sepuluh tahun ke depan. Kami sukses pada hari ini karena kami memliki impian 15 tahun lampau. Waktu itu kami percaya kalau internet akan membantu para pebisnis skala kecil.

6. Aku ingin mengubah sejarah, melakukan sesuatu yang penting dalam hidupku dan mempengaruhi para individu seperti yang terjadi dengan jutaan bisnis kecil yang ada di Alibaba.

7. Bantulah para anak muda, tolonglah mereka, anak muda akan menyimpan bibit baik yang kamu berikan di pikiran mereka dan ketika tumbuh besar, mereka akan mengubah dunia.

8. Aku selalu mencoba membuat diriku bahagia jika tidak teman-temanku pun tidak bahagia, demikian pula para pemegang saham dan konsumen.

9. Hal terpenting yang akan kamu miliki adalah kesabaran.

10. Jika Alibaba tidak bisa sebesar Microsoft atau Wal Mart, aku akan menyesalinya seumur hidupku.

11. Jika kamu ingin tumbuh, temukanlah kesempatan yang bagus. Saat ini, jika kamu ingin menumbuhkan perusahaan menjadi hebat, berpikirlah tentang masalah sosial apa yang bisa kamu selesaikan.

12. Jika kita hanya bekerja mulai pukul delapan dan pulang ke rumah pada pukul lima, maka kita bukanlah perusahaan teknologi tinggi dan alibaba tidak akan pernah sukses. Jika semangat kita hanya seperti itu kita akan kerjakan saja hal lain.

13. Sesukses apapun kamu dalam karir, kamu harus selalu mengingat kalau kita berada di sini untuk hidup. Jika kamu selalu saja sibuk, kamu pasti akan menyesalinya.

14. Jika kamu miskin pada umur 35 tahun, kamu memang pantas mendapatkannya.

15. Dunia tidak akan mengingat apa yang kamu lakukan tapi pasti tidak akan melupakan apa yang kamu lakukan.

(fyk/yud)

Sumber:

DetikNet

IT Service Management Memberikan Nilai Lebih Untuk Perusahaan Anda

Perkembangan Teknologi Informasi (TI) saat ini begitu pesat, serta dirasakan sangat berperan penting dalam menciptakan value bagi organisasi. Pemanfaatan TI membuat organisasi semakin ketergantungan terhadap layanan TI agar dapat unggul dalam persaingan (Competitive Advantage), karena itu pengelolaan layanan TI merupakan hal yang sangat diperhatikan serta senantiasa diperbaiki dalam rangka mengingatkan pelayanan kepada pelanggan.

Layanan (service) adalah sarana penyampaian nilai (Value Delivery) kepada pelanggan dengan memfasilitasi hasil akhir yang diinginkan pelanggan tanpa kepemilikan atas biaya dan resiko tertentu.  Information Technology Service  merupakan layanan TI yang disediakan oleh penyedia layanan untuk pelanggan (IT Service Customer)  baik internal maupun eksternal, yang bertujuan untuk membantu berjalannya proses bisnis yang ada.

Information Technology Service Management (ITSM) adalah suatu cara untuk menyelaraskan antara penyedia layanan TI dengan kebutuhan bisnis perusahaan, sehingga mampu memberikan layanan TI lebih efektif serta efisien yang berorientasi kepada kebutuhan bisnis perusahaan. ITSM dapat diimplementasikan dalam berbagai jenis orhanisasi yang telah menggunakan Teknologi Informasi dalam proses bisnisnya. ITSM memberikan keuntungan kepada perusahaan dan membantu perusahaan dalam mencapai tujuan strategis, sehingga ITSM dapat membuat perusahaan memiliki daya saing (competitive advantage).

1.1 TIga Domain IT

Dalam Layanan TI harus memperhatikan tiga domain berikut:

1.      People

Domain ini berkaitan dengan organisasi perusahaan,  job deskription, fungsi-fungsi yang ada di perusahaan.

2.      Process

Terkait dengan proses bisnis, tata kelola, prosedur yang ada di perusahaan.

3.      Technology

Merupakan suatu tools yang digunakan untuk menjalan setiap proses bisnis, sehingga mampu meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari proses bisnis  perusahaan.

Secara Umum, tujuan dari implementasi ITSM pada perusahaan ialah untuk menyelaraskan antara layanan TI dengan kbutuhan bisnis perusahaan. Dengan penerapan ITSM perusahaan dapat melakukan efisiensi dan efektifitas kinerja proses bisnis perusahaan, sehingga menghasilkan profit yang lebih bagi perusahaan. Menurut penelitian yang dilakukan oleh Internal Data Corporation (IDC), Massachusets Institute of Technology (MIT), dan Alinean, manfaat yang diperoleh perusahaan dari implementasi IT adalah sebagai berikut:

1.      Penyelarasan antara bisnis dan TI menjadi lebih baik,

2.      Meningkatkan ketangkasan,

3.      Mereduksi biaya yang dikeluarkan untuk TI,

4.      Keuntungan perusahaan lebih meningkat,

5.      Mengurangi resiko keamanan dan regulasi,

6.      Meningkatkan kepuasan terhadap TI.

Terdapat berbagai framework yang dapat dijadikan pedoman dan standar untuk ITSM, salah satunya adalah Information Technology Infrastructure Library (ITIL). (AZ/AH)

Ditulis Oleh:

Arrazaq Zakaria S.Kom

Junior Consultant

Smartpro Solusi

Pengaturan Struktur dan Model IT Perusahaan Melalui Tata Kelola IT Governance

Teknologi Informasi (TI) berkembang dengan Pesat. Perkembangan tersebut menjadikan TI pada saat ini bukan hanya sebagai support pada suatu perusahaan, melainkan telah menjadi bagian dari strategi bisnis perusahaan, yang dijadikan untuk meningkatkan keunggulan perusahaan. Aset dan layanan TI dapat menunjang Setiap Proses Bisnis perusahaan, meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan sumberdaya, serta dapat mengurangi kesalahan dalam dalam proses, Namun demikian pengunaan TI tidak luput dari resiko, sehingga harus di kelola dengan baik.

Tata Kelola Teknologi atau yang dikenal dengan IT Governance merupakan bagian terkait dari corporate governance  yang memungkinkan terciptanya nilai bisnis melalui TI. IT Governance Institute  (ITGI) mendefenisikan  IT Governance  merupakan tanggung jawab  dewan direksi dan manajemen eksekutif, bagian yang tidak dapat dipisahkan dari  corporate governance  yang terdiri dari struktur kepemimpinan dan organisasi, dan proses yang menjamin bahwa organisasi TI dapat menopang dan memperluas strategi dan tujuan organisasi.

IT Governance bukan hanya terkait masalah IT atau hanya menarik bagi fungsi IT. Dalam arti luas adalah tata kelola merupakan secara keseluruhan dari suatu entitas, tetapi dengan fokus khusus pada peningkatan pengelolaan dan pengendalian Teknologi Informasi untuk kepentingan para stakeholder utama. 

IT Governance meliputi budaya, organisasi, kebijakan dan praktik yang menyediakan untuk manajemen TI dan kontrol di lima bidang utama yaitu :

 

1. Strategic Alignment : Memberikan arahan strategis untuk menyelaraskan antara IT dengan bisnis dan memberikan suatu solusi.
2. Value Delivery : Menjamin bahwa IT dirancang untuk mendorong nilai bisnis yang maksimal dari IT, sehingga  IT bermanfaat terhadap strategi perusahaan.
3. Risk Management : Memastikan bahwa proses dilakukan secara tepat, serta memastikan bahwa risiko telah dikelola secara memadai, Yang mencakup penilaian aspek risiko investasi TI.
4. Resource Management : Memberikan arahan higt-level penggunaan sumber daya TI, serta memastikan IT capabiliti dan infrastruktur yang memadai untuk mendukung kebutuhan bisnis saat ini dan yang diharapkan di masa depan.
5. Performace Measurement : Tinjauan pencapaian tujuan strategis TI, pengukuran kinerja IT dan kontribusi TI terhadap bisnis. (MA/AZ)

Sumber :
National Computing Centre. (2005). IT Governance Developing a successful governance strategy. United Kingdom: National Computing Centre.
Wim Van Grembergen, P. (n.d.). The Balanced Scorecard and IT Governance. IT Governance Institute

Ditulis oleh:

Arrazaq Zakaria S.Kom

Junior Consultant

Smartpro Solusi

Pentingnya IT Master Plan Untuk Menunjang Bisnis Anda

Teknologi informasi memiliki pengaruh yang besar dalam perkembangan sebuah organisasi baik itu pemerintahan, kelembagaan maupun perindustrian. Melalui teknologi informasi, sebuah organisasi mampu membuat strategi yang berfungsi sebagai enabler untuk mencapai tujuan. Kebutuhan akan teknologi informasi dalam suatu perusahaan menjadikan teknologi informasi menjadi sumber daya penting. Peningkatan penggunaan teknologi informasi ini tidak hanya untuk proses operasional sehari-hari, tetapi sudah pada proses membantu pengambilan keputusan. Informasi yang dihasilkan menjadikan keputusan menjadi semakin jelas. Saat ini penggunaan teknologi informasi di lingkungan perusahaan sudah merupakan suatu hal yang sangat diperlukan.

IT Master Plan  adalah suatu perencanaan jangka panjang dalam pengembangan sistem informasi di perusahaan , yang dengan baik bisa menterjemahkan keinginan baik dari manajemen (System Owner), pengguna (System User) maupun perubahan-perubahan yang terjadi di dalam maupun di luar organisasi. Dengan perkembangan Teknologi Informasi yang sangat cepat (short life-cycle), betapa sulitnya menyesuaikan terhadap kebutuhan perusahaan tanpa adanya Master Plan.

 IT Master Plan berisi strategi-strategi organisasi atau perusahaan dalam memanfaatkan teknologi informasi sebagai enabler dan menambah keunggulan yang kompetitif. IT Master Plan membahas mulai dari visi dan misi organisasi atau perusahaan sampai pada perencanaan manajemen proyek IT.

IT Master Plan sangat dibutuhkan karena memiliki tujuan strategis yang akan membantu perkembangan dan kemajuan sebuah organisasi. IT Master Plan memiliki beberapa fungsi, diantaranya sebagai panduan atau dasar perencanaan oleh sebuah organisasi untuk implementasi teknologi informasi, sebagai alat kontrol untuk mengetahui performa implementasi teknologi informasi dan sebagai alat untuk mengetahui resiko yang mungkin terjadi akibat implementasi teknologi informasi.

Banyak manfaat yang bisa diambil dalam pemanfaatan IT Master Plan. Manfaat pertama adalah sebagai dasar bagi perencanaan perusahaan dalam investasi dan implementasi teknologi informasi. Kedua adalah untuk mengurangi beberapa resiko yang timbul dari implementasi teknologi informasi. Selanjutnya adalah sebagai alat kontrol dan parameter yang efektif untuk mereview performa dan kesuksesan implementasi Teknologi Informasi pada suatu perusahaan.

Jika sebuah organisasi tidak memiliki IT Master Plan, maka akan menimbulkan konsekuensi yang mungkin akan merugikan organisasi tersebut seperti :

1.      Investasi TI dibuat tanpa adanya tujuan dan dukungan bisnis.

2.      Hilangnya kontrol atas teknologi informasi, setiap individu harus lebih bekerja keras untuk mencapai tujuan dari teknologi informasi.

3.      Sistem tidak terintegrasi dengan baik (muncul sistem yang terpulau-pulau), hal ini bisa menyebabkan ketidakakuratan data dan tidak koherennya sumber informasi.

4.      Tidak ada prioritas untuk proyek teknologi informasi dan mengakibatkan rendahnya produktivitas.

5.      Tidak ada mekanisme untuk memutuskan jumlah sumber daya yang dibutuhkan.

6.      Rendahnya manajemen informasi, sehingga informasi tidak konsisten, tidak tersedia, tidak akurat atau terlalu lambat.

7.      Terjadi kesalahpahaman antara pengguna dan pelaksana teknologi informasi.

8.      Strategi teknologi informasi tidak sesuai.

9.      Investasi infrastruktur TI yang tidak mencukupi.

10.  Semua proyek TI hanya dianalisis melalui dasar keuangan.

11.  Timbulnya konflik antar organisasi karena tidak adanya rencana teknologi informasi.

Strategi dari IT Master Plan di atas dibutuhkan untuk menjalankan inisiatif perencanaan dari sebuah organisasi agar lebih terarah. Selain itu, suksesnya penerapan IT Master Plan juga harus didukung dengan kedisiplinan, kontrol, identifikasi, kerjasama, tanggung jawab dan leadership.  Untuk mendukung selarasnya implementasi IT Master Plan, maka dibutuhkan seseorang yang bertugas untuk merumuskan, mengawasi dan  bertanggung jawab serta mengevaluasi sistem kerja IT Master Plan agar berjalan dengan baik.

Sumber

Antika, A. (2016, November 23). MENGAPA SEBUAH ORGANISASI MEMBUTUHKAN IT MASTER PLAN? Retrieved from www.detiknas.go.id: http://www.detiknas.go.id/2016/11/23/mengapa-sebuah-organisasi-membutuhkan-it-master-plan/

Armadyah Amborowati, S. (n.d.). TINJAUAN SEBUAH IT MASTER PLAN ( Studi Kasus Master Plan Pemerintah Daerah DKI Jakarta ). Yogyakarta: STMIK AMIKOM Yogyakarta.

Triwahyuni, T. C. (n.d.). Master Plan Teknologi Informasi. Retrieved from www.academia.eu: http://www.academia.edu/5513850/Master_plan_teknologi_informasi

WWardhanu. (2010, Agustus). Sebuah Konsep Tentang IT Master Plan (Bagian 1). Retrieved from www.wwardhanu.blogspot.co.id: http://wwardhanu.blogspot.co.id/2010/08/sebuah-konsep-tentang-it-master-plan.html

Pentingnya Business Continuity Plan Untuk Sebuah Perusahaan

Business Continuity Planning atau yang biasa disingkat BCP adalah sebuah rencana yang diambil perusahaan untuk meneruskan bisnis perusahaan tersebut, jika suatu saat terjadi kekacauan, bencana, atau kejadian yang tidak diinginkan yang akan menghambat bahkan menghentikan proses bisnis perusahaan tersebut. BCP merupakan keadaan dimana kondisi bisnis harus dapat terus berjalan pasca terjadinya bencana.

BCP dikaitkan dengan bagaimana posisi perusahaan dalam merencanakan dan membuat rencana kerja untuk mengantisipasi kondisi perusahaan tersebut saat terjadi bencana dan memastikan bisnis dapat berjalan secara optimal dan perusahaan masih dapat memberikan layanan bisnis pasca terjadinya bencana. 

Peristiwa yang mengganggu adalah segala bentuk pelanggaran keamanan baik yang disengaja ataupun tidak yang menyebabkan bisnis tidak bisa beroperasi secara normal. Beberapa contoh potensi gangguan yang mungkin dialami oleh perusahaan adalah bencana alam seperti banjir, gempa bumi, dan kebakaran, kecelakaan, sabotase, kehilangan energi, kegagalan dalam transportasi, komunikasi, keselamatan, dan sektor jasa lainnya, bencana lingkungan seperti polusi dan tumpukan material berbahaya, dan serangan cyber dan aktivitas hacker.

Tujuan BCP adalah untuk memperkecil efek peristiwa mengganggu tersebut pada perusahaan. Selain itu tujuan BCP yang utama adalah untuk mengurangi risiko kerugian keuangan dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam proses pemulihan sesegera mungkin dari suatu peristiwa yang mengganggu.

Dalam menyusun BCP yang baik meliputi rencana, pengukuran, dan penempatan yang baik untuk memastikan pengiriman jasa dan produk yang penting sehingga sebuah organisasi mungkin untuk memulihkan fasilitas, data, dan asetnya. Selain itu, dalam menyusun BCP yang baik perlu juga adanya proses identifikasi sumber daya yang diperlukan untuk mendukung keberlangsungan bisnis, seperti personel, informasi, peralatan, finansial, perwakilan hukum, dan proteksi terhadap infrastruktur serta akomodasi

Secara umum menurut standar CISSP (Certified Information System Security Profesional) BCP memiliki 4 (empat) fase utama. Fase pertama adalah penetapan ruang lingkup dan perencanaan. Dalam fase ini meliputi pembuatan lingkup dan unsur-unsur lain yang diperlukan untuk menentukan parameter-parameter rencana. Fase kedua adalah penetapan Business Impact Assessment (BIA). BIA adalah suatu proses yang dilaksanakan untuk membantu unit-unit bisnis memahami dampak suatu peristiwa yang mengganggu. Fase ketiga adalah pengembangan dari BCP. Istilah ini mengacu pada penggunaan informasi yang dikumpulkan pada tahap BIA untuk mengembangkan business continuity plan yang sebenarnya. Proses ini meliputi area dari implementasi rencana, pengujian rencana, dan pemeliharaan rencana berkelanjutan. Fase keempat adalah persetujuan rencana dan implementasi. Proses ini melibatkan pengambilan keputusan akhir manajemen senior, menciptakan kesadaran terhadap rencana tersebut ke seluruh personil perusahaan, dan menerapkan suatu prosedur pemeliharaan untuk membaharui rencana jika dibutuhkan.

Sumber

Broto, T. W. (2010, October 10). Pentingnya Menyusun Business Continuity Plan bagi Organisasi. Retrieved from BDI Surabaya: http://bdisurabaya.kemenperin.go.id/2010/10/10/pentingnya-menyusun-business-continuity-plan-bagi-organisasi/

Ibrahim, M. Y. (2012, October 7). Incident Management : Business Continuity Plan (BCP) dan Disaster Recovery Planning. Retrieved from Programmer's Diary: https://undebugable.wordpress.com/2012/10/07/incident-management-business-continuity-plan-bcp-dan-disaster-recovery-planning/

Katigaku.id. (2015, July 23). Business Continuity Plan (BCP): Menyelematkan Bisnis di Tengah Bencana. Retrieved from Katigaku.id: http://katigaku.id/2015/07/23/business-continuity-plan-bcp-menyelematkan-bisnis-di-tengah-bencana/

Petrus, S. (2013, June 2). BCP (Business Continuity Plan). Retrieved from http://masihbisabikin.blogspot.co.id/2013/06/bcp-business-continuity-plan.html

Meningkatkan Kinerja Perusahaan/Organisasi dengan Implementasi Business Process Management (BPM)

Bisnis proses manajemen atau business process management (BPM) adalah suatu metodologi pengelolaan bisnis dan dan merupakan suatu pendekatan manajemen secara holistik yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi bisnis serta produktivitasnya dengan melakukan optimasi terhadap proses bisnis perusahaan/ organisasi tersebut. Bisnis proses manajemen juga bertujuan sebagai suatu upaya untuk mencapai inovasi, fleksibilitas, dan integrasi dengan teknologi melalui proses optimasi proses tersebut.

Proses bisnis merupakan inti dari seluruh aktivitas pada suatu perusahaan atau organisasi. Untuk mencapai tujuan perusahaan, proses bisnislah yang akan memberdayakan seluruh sumber daya yang ada pada perusahaan. Tapi yang perlu diketahui adalah bahwa setiap bisnis memiliki proses masing-masing yang unik, sesuai dengan karakteristik dari perusahaan dan bidang usahanya, seperti proses pembuatan produk ataupun layanan baru, pengadaan supply, menjawab pertanyaan pelanggan, ataupun rekruitasi karyawan baru, yang tentunya memiliki perbedaan karekteristik tersendiri untuk setiap perusahaan.

Pada saat sekarang ini mungkin masih banyak perusahaan/ organisasi yang belum sadar akan pentingnya penggunaan dan penerapan business process management (BPM) kedalam proses bisnis perusahaan/ organisasi tersebut. Tidak ada pemetaan proses bisnis atau proses operasi perusahaan. Aktivitas antar departemen didalam perusahaan seringkali tidak teratur dan saling bersimpangan satu sama lain. Informasi tidak berjalan antar departemen dan seringkali informasi ini hilang karena tidak ada yang mengetahui siapa sebenernya yang berwenang mempunyai tugas tersebut (Moniaga, 2010). Selain itu tidak adanya pemetaan bisnis proses bisa saja berakibat bottleneck yang berimbas pada efisiensi pada seluruh perusahaan dikarenakan menumpuknya beban pekerjaan atau antara karyawan satu dan yang lainnya mempnuyai beban kerja yang tidak seimbang.

Masalah lain yang sering kali terjadi adalah perusahaan gagal atau terlambat dalam merespon tantangan bisnis yang muncul secara tidak terduga. Sebagai contoh: banyak perusahaan sangat lambat dalam mendeteksi adanya peluang-peluang bisnis baru serta dalam mendeteksi pergerakan yang dilakukan oleh kompetitor; lebih jauh lagi adalah perusahaan kadang cenderung mempunyai sifat reaktif dan tidak dapat mendeteksi masalah secara dini, dimana ini merupakan hal yang sangat kontraproduktif bagi perusahaan dalam menghadapi perkembangan bisnis di masa seperti sekarang ini.

Untuk mengatasi masalah tersebut, para pemimpin perusahaan sangat membutuhkan suatu solusi yang dapat membantu mereka untuk melihat gambaran bisnis mereka secara menyeluruh dan real-time, dalam arti apa yang mereka lihat saat itu di laporan adalah benar-benar menggambarkan kondisi perusahaan sebenarnya saat itu juga, bukan 1 minggu yang lalu, 1 hari yang lalu, atau bahkan 1 jam yang lalu. Untuk itu peranan teknologi di sini menjadi sangat vital. Perusahaan dapat mengandalkan teknologi yang tepat untuk membantu mereka dalam meningkatkan efisiensi, mempertajam daya respons, dan pada akhirnya adalah mampu menghasilkan nilai kompetitif bagi perusahaan.

Melalui penerapan BPM inilah diharapkan masalah-masalah yang seringkali terjadi di perusahaan bisa diselesaikan, berkurang, atau hilang sama sekali. Teknologi Manajemen Proses Bisnis atau Business Process Management (BPM) adalah jawaban yang benar-benar ditunggu dan dibutuhkan kalangan bisnis untuk membantu bisnis mereka dalam menghadapi tantangan dan kompetisi seperti sekarang ini. BPM adalah solusi TI dengan pendekatan baru yang ampuh digunakan untuk membantu meningkatkan efisiensi dan menumbuhkan nilai kompetitif suatu bisnis. BPM dirancang untuk mengintegrasikan antara karyawan dan sistem informasi melalui proses-proses yang telah terotomatisasi dan bersifat sangat fleksibel. BPM juga merupakan solusi yang tepat untuk meningkatkan daya respon perusahaan secara signifikan untuk menyesuaikan keinginan pelanggannya pada setiap produk atau layanan yang dihasilkan, dengan cara memberikan akses informasi secara real-time yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah, serta pengambilan tindakan untuk merespon masalah yang terjadi secara lebih cepat dan tepat.

BPM mempunyai 4 (empat) komponen utama. Kompenen pertama adalah permodelan. Permodelan dibuat dengan harapan pengguna dapat mendefinisikan dan mendesain struktur dari setiap proses bisnis secara grafis. Komponen kedua adalah pengintegrasian dimana BPM dapat menghubungkan setiap elemen dalam proses sehingga elemen-elemen tersebut dapat saling berkolaborasi dan bertukar informasi untuk menyelesaikan tujuannya. Elemen ketiga adalah pengawasan dimana pengguna dapat mengawasi dan mengontrol kinerja dari proses bisnis yang sedang berjalan dan kinerja dari setiap personil yang terlibat dalam proses bisnis tersebut. Elemen terakhir adalah optimalisasi dimana pengguna dapat menganalisis dan melakukan monitoring suatu proses bisnis juga melakukan tindakan untuk meningkatkan efisiensinya.

Banyak perusahaan memanfaatkan teknologi informasi untuk mengoptimisasi proses bisnis yang dimilikinya, tapi mereka kadang masih membangun solusi dengan sistem yang tidak terintegrasi. Sistem tersebut terpisah berdasarkan unit kerja maupun berdasarkan proses bisnis. Hal ini akan menjadi halangan ketika suatu proses membutuhkan kolaborasi dengan proses lain untuk dapat menyelesaikan jalannya proses tersebut. Manajemen Proses Bisnis (BPM) adalah solusi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengelola proses bisnis yang mereka miliki. Dengan BPM, perusahaan dapat dengan mudah memodelkan dan mengubah proses bisnis sesuai kebutuhan agar dapat dioptimisasi, yang pada akhirnya akan mengurangi ongkos produksi, meningkatkan efisiensi karyawan, meningkatkan kepuasan pelanggan, memperbaiki hubungan dengan partner bisnis, dan pada akhirnya adalah meningkatkan keuntungan perusahaan. 

          Sumber :

Drilling, P. (n.d.). Manajemen Proses Bisnis : Mendorong Efisiensi dan Menumbuhkan Nilai Kompetitif. Retrieved from http://pertamina-pdsi.com/ArtikelPost.aspx?id=365666e9-8b14-4294-992f-7f3fa3938c35

Moniaga, A. (2010, Mei 20). Business Process Management. Retrieved from arnoldymoniaga.wordpress.com: https://arnoldymoniaga.wordpress.com/2010/05/20/business-process-management/